English
Konferansjer nie musi być ekspertem w każdej dziedzinie, ale przed wejściem na scenę powinien rozumieć temat wydarzenia, język branży, potrzeby publiczności oraz rolę zaproszonych gości. Profesjonalne przygotowanie konferansjera do eventu obejmuje analizę materiałów, rozmowy z organizatorem, poznanie najważniejszych pojęć i nazwisk, opracowanie scenariusza oraz przygotowanie planu działania na wypadek zmian.
Im bardziej specjalistyczne wydarzenie, tym większego znaczenia nabiera research przed wydarzeniem. To właśnie praca wykonana przed eventem sprawia, że prowadzący może swobodnie zapowiadać ekspertów, reagować na wypowiedzi prelegentów i prowadzić uczestników przez kolejne punkty programu bez wrażenia, że jedynie odczytuje przygotowany tekst.
Od czego zaczyna się przygotowanie konferansjera do eventu?
Pierwszym etapem jest dokładny briefing z organizatorem. Konferansjer powinien poznać nie tylko harmonogram, ale również cel spotkania. Inaczej prowadzi się konferencję służącą wymianie specjalistycznej wiedzy, inaczej premierę produktu, galę jubileuszową czy wydarzenie skierowane do pracowników.
Podczas rozmowy warto ustalić:
- kim są uczestnicy,
- jakie informacje powinni zapamiętać,
- jaki ton ma mieć wydarzenie,
- które momenty programu są najważniejsze,
- czy obowiązują szczególne zasady dotyczące komunikacji marki,
- jakie tematy są wrażliwe lub nie powinny pojawić się na scenie.
Dobrze przeprowadzony briefing pozwala określić, czego prowadzący rzeczywiście musi się nauczyć. Nie chodzi o opanowanie całej branży, ale o zbudowanie wiedzy potrzebnej do świadomego i wiarygodnego poprowadzenia konkretnego wydarzenia.
Jak konferansjer poznaje temat wydarzenia?
Prowadzący analizuje materiały przekazane przez klienta, program wydarzenia, prezentacje prelegentów, informacje prasowe, raporty branżowe oraz najważniejsze publikacje dotyczące danego sektora. Sprawdza również aktualne trendy, wyzwania rynkowe i wydarzenia, które mogą pojawić się w wystąpieniach ekspertów.
Celem nie jest zdobycie wiedzy porównywalnej z doświadczeniem specjalistów. Konferansjer powinien natomiast rozumieć, o czym mówią zaproszeni goście, dlaczego dany temat jest ważny i w jaki sposób wyjaśnić go publiczności prostym językiem.
Taki sposób przygotowania jest szczególnie istotny podczas konferencji biznesowych, medycznych, technologicznych, przemysłowych i naukowych, na których niewłaściwe użycie pojęcia może obniżyć wiarygodność prowadzącego.
Na czym polega dobry research przed wydarzeniem?
Dobry research przed wydarzeniem powinien prowadzić do uporządkowania informacji. Konferansjer tworzy zwykle własną mapę wiedzy obejmującą najważniejsze pojęcia, nazwy instytucji, skróty, dane, aktualne trendy oraz relacje między uczestnikami wydarzenia.
Szczególną uwagę należy poświęcić nazwiskom, stanowiskom i nazwom firm. Błąd podczas przedstawiania gościa może być bardziej zauważalny niż drobne przejęzyczenie w pozostałej części programu. Prowadzący sprawdza więc wymowę nazwisk, tytuły zawodowe oraz oficjalne brzmienie nazw organizacji.
Podczas wydarzeń międzynarodowych dochodzi do tego przygotowanie terminologii w drugim języku. Profesjonalny konferansjer powinien wiedzieć, jak dane pojęcie funkcjonuje w branżowym angielskim, zamiast tłumaczyć je dosłownie dopiero na scenie.
Jak prowadzący przygotowuje się do rozmów z ekspertami?
Jeżeli program obejmuje panel lub wywiad, samo poznanie kolejności wystąpień nie wystarczy. Konieczne jest sprawdzenie doświadczenia panelistów, ich specjalizacji, wcześniejszych wypowiedzi oraz perspektywy, którą reprezentują.
Na tej podstawie powstają pytania otwierające dyskusję oraz pytania pogłębiające. Przydatne są również tematy rezerwowe, po które moderator może sięgnąć, gdy rozmowa zakończy się wcześniej lub nie rozwinie się zgodnie z planem.
Profesjonalne moderowanie dyskusji nie polega na odczytywaniu listy pytań. Prowadzący słucha odpowiedzi, wychwytuje interesujące wątki i reaguje na to, co rzeczywiście dzieje się na scenie. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy wcześniej poznał temat i przygotował merytoryczne podstawy rozmowy.
Jak organizator może ułatwić konferansjerowi przygotowanie?
Organizator powinien możliwie wcześnie przekazać prowadzącemu aktualny program, informacje o prelegentach, materiały dotyczące marki, prawidłową wymowę nazwisk oraz założenia komunikacyjne wydarzenia. Pomocne są także prezentacje, raporty i materiały prasowe, nawet jeśli nie wszystkie zostaną bezpośrednio wykorzystane w scenariuszu.
Warto również wskazać osobę odpowiedzialną za akceptację treści. Ogranicza to ryzyko sprzecznych uwag przesyłanych przez kilka działów i ułatwia sprawne wprowadzanie zmian.
Czy konferansjer może wiarygodnie prowadzić wydarzenie z nowej branży?
Tak, pod warunkiem że poświęci odpowiednio dużo czasu na przygotowanie i potrafi odróżnić najważniejsze informacje od zbędnych szczegółów. Wiarygodność prowadzącego nie wynika z udawania eksperta, lecz z rzetelności, uważnego słuchania i umiejętności zadawania trafnych pytań.
Doświadczenie zdobyte podczas pracy dla różnych sektorów pozwala szybciej rozpoznawać mechanizmy wydarzenia, przewidywać trudne momenty i dopasowywać komunikację do odbiorców. Przykłady konferencji, debat, gal oraz wydarzeń międzynarodowych można zobaczyć w portfolio Katarzyny Głuchowskiej.
Dobre przygotowanie sprawia, że uczestnicy nie zastanawiają się, czy prowadzący znał wcześniej daną branżę. Widzą osobę, która rozumie cel spotkania, płynnie porusza się po programie i z wyczuciem wspiera ekspertów na scenie. Planując konferencję, galę lub debatę, warto skontaktować się z Katarzyną Głuchowską i omówić sposób przygotowania oraz prowadzenia wydarzenia.