English
Zatrudnienie konferansjera to często jeden z ostatnich punktów na liście zadań przy organizacji eventu. Tymczasem od jakości współpracy z prowadzącym zależy nie tylko płynność przebiegu wydarzenia, ale też jego odbiór przez uczestników. Czy konferansjer będzie umiał wprowadzić odpowiedni nastrój? Czy poprowadzi event z klasą, humorem i elastycznością? To wszystko zależy także od… Ciebie, czyli organizatora.
Aby współpraca z konferansjerem przebiegała sprawnie, warto wcześniej przygotować kilka kluczowych informacji i materiałów. Dzięki temu prowadzący nie tylko lepiej zrozumie charakter wydarzenia, ale też stworzy płynną i angażującą narrację. Oto praktyczna checklista, która odpowiada na pytanie: co przygotować dla konferansjera, zanim zacznie działać na scenie?
1. Charakter i cel wydarzenia – kontekst to podstawa
Pierwszą i najważniejszą rzeczą, którą powinieneś przekazać konferansjerowi, jest kontekst wydarzenia. To właśnie od niego zależy ton wypowiedzi, styl prowadzenia i dobór środków wyrazu. Inaczej prowadzi się galę jubileuszową dla korporacji, inaczej – konferencję branżową, a jeszcze inaczej – piknik firmowy z elementami integracji.
Współpraca z konferansjerem będzie znacznie efektywniejsza, jeśli odpowiesz na kilka pytań:
- Jaki jest cel wydarzenia (informacyjny, networkingowy, motywacyjny, integracyjny)?
- Kto będzie odbiorcą – pracownicy, klienci, partnerzy biznesowi, goście zewnętrzni?
- Czy wydarzenie ma charakter formalny, półformalny, a może zupełnie swobodny?
Im więcej informacji przekażesz na starcie, tym bardziej trafny będzie styl prowadzenia.
2. Agenda i harmonogram – nie tylko godziny
Z perspektywy konferansjera, suchy harmonogram z godzinami to za mało. Co powinieneś przygotować?
- Szczegółową agendę wydarzenia, z zaznaczeniem kluczowych momentów, takich jak:
- rozpoczęcie,
- wystąpienia prelegentów,
- wręczenie nagród,
- przerwy,
- punkty specjalne (np. występ artystyczny, quiz, niespodzianka).
- Szacunkowe czasy trwania poszczególnych punktów — nawet jeśli nie są precyzyjne, pomagają konferansjerowi lepiej zarządzać czasem na żywo.
- Informację, kto podejmuje decyzje w razie konieczności modyfikacji harmonogramu (np. skrócenia wystąpienia).
Przekazanie klarownej agendy to jedna z kluczowych porad przy zatrudnianiu konferansjera – bez niej nawet najlepszy prowadzący nie będzie w stanie działać skutecznie.
3. Informacje o uczestnikach i gościach specjalnych
Jeśli na wydarzeniu obecni będą ważni goście, prelegenci, zarząd firmy lub sponsorzy – konferansjer musi o tym wiedzieć wcześniej. Warto przygotować krótkie bio, tytuły, funkcje i poprawną wymowę imion oraz nazwisk. Taki materiał to standard, który pozwala uniknąć niezręczności na scenie.
Dobrze jest także przekazać:
- jakiego rodzaju interakcji oczekujecie między prowadzącym a publicznością,
- czy będą elementy improwizowane,
- kto jest „na widowni” – np. pracownicy, kontrahenci, międzynarodowi goście.
Te szczegóły pozwolą konferansjerowi dostosować sposób komunikacji do odbiorców.
4. Styl i ton wydarzenia – czego oczekujesz?
Dobry prowadzący potrafi się dopasować, ale warto jasno określić oczekiwania co do stylu. Czy konferansjer ma być:
- stonowany i elegancki,
- energiczny i zabawny,
- a może powinien wcielić się w konkretną rolę (np. prowadzącego talk-show)?
Jeśli masz konkretne życzenia – np. unikanie dowcipów, odniesień politycznych, żargonu branżowego – warto to zakomunikować na etapie przygotowań. Ustalony styl to także spójność wizerunkowa całego wydarzenia.
5. Scenariusz – nawet w wersji roboczej
Scenariusz wydarzenia nie musi być od razu perfekcyjny, ale dobrze, jeśli istnieje chociaż jego zarys. Co warto uwzględnić?
- kwestie do wypowiedzenia przez konferansjera (np. zapowiedzi, podziękowania),
- miejsca, gdzie potrzebna będzie improwizacja lub zagadanie przerwy technicznej,
- informacje o kolejności wręczania nagród lub prezentacji,
- wszelkie zwroty, które muszą paść (np. nazwy sponsorów, partnerów medialnych).
Taki scenariusz to wspólny punkt odniesienia – można go później dopracowywać wspólnie z prowadzącym.
6. Informacje techniczne – o tym często się zapomina
Czy konferansjer będzie miał do dyspozycji mikrofon nagłowny, czy ręczny? Czy na scenie będzie prompter? Gdzie znajduje się stanowisko reżysera? W jakiej formie otrzyma komunikaty o zmianach w agendzie?
Brak jasnych informacji technicznych to jedna z najczęstszych przyczyn nieporozumień. Współpraca z konferansjerem przebiega najlepiej wtedy, gdy wszystkie „zaplecza” są omówione z wyprzedzeniem.
7. Kontakt do koordynatora i osoby decyzyjnej
Na koniec coś, co wydaje się oczywiste, a jednak często zostaje pominięte: numer telefonu i imię osoby, która odpowiada za kontakt z konferansjerem w dniu wydarzenia. Najlepiej, jeśli będzie to osoba upoważniona do podejmowania decyzji na miejscu.
W sytuacjach awaryjnych (np. opóźnienia, zmiany kolejności wystąpień) taka osoba to bezcenne wsparcie, które pozwala zachować płynność przebiegu wydarzenia.
Podsumowanie – dobrze przygotowany klient to klucz do sukcesu
Zatrudnienie konferansjera to ważna decyzja, ale równie istotne jest to, jak przygotujesz się do współpracy z nim. Dzięki tej liście wiesz już co przygotować dla konferansjera, by mógł w pełni wykorzystać swój potencjał i poprowadzić Twoje wydarzenie na najwyższym poziomie.
Chcesz mieć pewność, że konferansjer nie tylko „odczyta z kartki”, ale stworzy prawdziwą opowieść wokół Twojego eventu? Przygotuj materiały, zadbaj o jasną komunikację i… obserwuj, jak Twoje wydarzenie staje się profesjonalne, płynne i niezapomniane.
Skontaktuj się z nami — doradzimy, pomożemy i zadbamy, by Twój event był sukcesem od pierwszego słowa do ostatniego brawa!